12 12 12 Agendas

  BOARD OF DIRECTORS  ALAMEDA‐CONTRA COSTA TRANSIT DISTRICT  AGENDA    Regular Meetings of the Board of Directors and...

0 downloads 329 Views 257KB Size
 

BOARD OF DIRECTORS  ALAMEDA‐CONTRA COSTA TRANSIT DISTRICT 

AGENDA   

Regular Meetings of the Board of Directors and the Planning, Operations,  External Affairs and Finance and Audit Committees  AC Transit General Offices  2nd Floor Board Room  1600 Franklin Street  Oakland, CA 94612   

Wednesday, December 12, 2012 at 5:00 p.m.  Closed Session:  4:00 p.m. (12A‐E)  Committee meetings will commence when the   Board of Directors recesses to a Committee of the Whole 

  MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS  ELSA ORTIZ, PRESIDENT (WARD 3)  JOE WALLACE, VICE PRESIDENT (WARD 1)   GREG HARPER (WARD 2)  MARK WILLIAMS (WARD 4)  JEFF DAVIS (WARD 5)  JOEL YOUNG (AT‐LARGE)  H. E. CHRISTIAN PEEPLES (AT‐LARGE)   

Teleconference/Videoconference:  H. E. Christian Peeples, Director At‐Large  68 Rue Escudier, 5 GG, 92100 Boulogne Billancourt, FRANCE   

BOARD OFFICERS  DAVID J. ARMIJO, GENERAL MANAGER  KENNETH C. SCHEIDIG, INTERIM GENERAL COUNSEL  LINDA A. NEMEROFF, DISTRICT SECRETARY    STANDING COMMITTEES  MEETING DAYS*  Planning Committee  2nd Wednesday  Operations Committee  2nd Wednesday  External Affairs Committee  4th Wednesday  Finance and Audit Committee  4th Wednesday  * All Standing Committees are held in conjunction with the regular Board of Directors meeting,    To access live and archived audio of Board of Directors and Standing Committee meetings as well as agendas,  staff reports, and the schedule of future meetings please visit www.actransit.org and click on “Board Meetings”.   Dial  (510)  891‐7200  to  access  agendas  by  telephone.    For  questions,  contact  the  District  Secretary’s  Office  at  (510) 891‐7201.    Alameda‐Contra Costa Transit District   

December 12, 2012

Page 1 of 9 

MEETING PROCEDURES   

Public  Comment:    Members  of  the  public  wishing  to  present  comments  should  complete  a  Speaker’s  Form  and  submit it to the District Secretary.  For subjects not listed on this agenda, the public will be invited to speak under  the "PUBLIC COMMENTS" section of the agenda.  For specific agenda item(s), speakers will be invited to address  the  Board/Standing  Committee(s)  at  the  time  the  item  is  being  considered.    All  speakers  are  allowed  two  (2)  minutes to present comments.  Individuals wishing to present more detailed information are encouraged to submit  comments in writing.  Written comments are included in the record for meeting(s), and as such, are available for  public inspection and may be posted to the District’s website.   

Electronic  Devices:  All  electronic  devices  (cell  phones,  pagers  and  similar‐sounding  devices)  shall  be  placed  on  mute, vibrate or silent mode during Board and Committee meetings pursuant to District Ordinance No. 12.   

Time  of  Meetings:  Times  included  on  this  agenda  for  commencement  of  Standing  Committee  meetings  are  estimates only. Committee meetings will commence when the Board of Directors recesses to a Committee of the  Whole.   

Order of Agenda Items:  The Board or Standing Committee(s) may discuss any item listed on this agenda and in  any order.     

Agenda  Planning:    The  Agenda  Planning  portion  of  the  agenda  is  designed  to  assist  the  Board  and  staff  in  the  preparation of future Board and Committee agendas.  Each item requested shall have the concurrence of at least  two Directors in order to place a proposed agenda item on a future agenda.   

LIVE AUDIO STREAMING OF BOARD AND COMMITTEE MEETINGS    Live  audio  streaming  and  an  archive  of  previously  recorded  meetings  is  available  on  the  District’s  website  at  www.actransit.org.  For technological reasons, recordings of meetings held outside of the Board Room cannot be  streamed to the web.   

AVAILABILITY OF AGENDA RELATED MATERIALS   

Written agenda related materials for all open session regular meetings are available to the public 72 hours prior to  the meeting or at the time the materials are distributed to a majority of the Board. Written materials presented at  a meeting by staff or a member of the Board will be available to the public at that time, or after the meeting if  supplied by an outside party.  Agenda related materials are available on the District’s website or by contacting the  District Secretary’s Office.   

ACCESSIBLE PUBLIC MEETINGS   

Meetings of the Board of Directors are accessible to individuals in wheelchairs.  The Board Room is equipped with  Assistive Listening Devices for individuals with a hearing impairment.  Written materials in appropriate alternative  formats, disability‐related modification/accommodation as well as sign language and foreign language interpreters  must be made 72 hours in advance of the meeting or hearing to help ensure availability. Please direct requests for  disability  related  modification  or  accommodation  and/or  interpreter  services  to  Linda  A.  Nemeroff,  District  Secretary, 1600 Franklin Street, Oakland, California, 94612 or call (510) 891‐7201.    AC Transit’s General Offices are generally served by bus lines 1, 11, 12, 51A, 72, 72M.  The nearest accessible bus  service is provided at the intersection of Broadway and 17th Street in Oakland.  The nearest accessible BART station  is the 19th Street Station in Oakland.    District Ordinance No. 13 prohibits bringing non‐service animals to District facilities unless specifically authorized  by federal or state law.    To accommodate individuals with severe allergies and environmental illnesses, meeting participants should refrain  from wearing scented products to the meeting.     

  Alameda‐Contra Costa Transit District   

December 12, 2012

Page 2 of 9 

BOARD OF DIRECTORS MEETING – Elsa Ortiz, President  Wednesday, December 12, 2012 at 5:00 p.m.  

Staff Contact or  Presenter 

  1. 

      ROLL CALL      2.  ADMINISTRATION OF THE OATH OF OFFICE    2A.  Consider  receiving  the  Certificates  of  Election  Results  and  the  Official  Linda Nemeroff  891‐7284  Canvass  for  Directors  H.  E.  Christian  Peeples,  Joe  Wallace,  and  Greg  Harper (Report 12‐307).            2B.  Administration  of  the  Oath  of  Office  to  re‐elected  members  of  the  Board of Directors:   

  Joe Wallace, Ward 1    Greg Harper, Ward 2    H. E. Christian Peeples, At‐Large    3.  PRESENTATION    Update on Federal legislative activities.  4. 

  Steve Palmer,   Van Scoyoc  Associates 

   

PUBLIC COMMENT  Any person may directly address the Board at this time on any items of interest to the  public  that  is  within  the  subject  matter  and  jurisdiction  of  the  Board.  Speakers  wishing to address a specific agenda item will be invited to address the Board at the  time the item is being considered. Two (2) minutes are allowed for each item. 

5. 

  CONSENT CALENDAR 

 

Items  listed  under  the  Consent  Calendar  are  considered  to  be  routine  and  may  be  enacted by one motion/one vote.  If discussion is desired, an item may be removed  from the Consent Calendar and will be considered individually. 

5A.  Consider  approving  Board  of  Directors  and  Board  Officers  Retreat  minutes of October 31, 2012.    5B.  Consider approving Board of Directors minutes of November 12, 2012  (special meeting).    5C.  Consider  approving  Board  of  Directors/Accessibility  Advisory  Committee joint meeting minutes of November 14, 2012.    5D.  Consider approving Board of Directors minutes of November 14, 2012  (special meeting).    5E.  Consider  approving  Board  of  Directors  and  Standing  Committee  minutes of November 14, 2012.        Alameda‐Contra Costa Transit District   

December 12, 2012

Linda Nemeroff  891‐7284  Linda Nemeroff  891‐7284  Linda Nemeroff  891‐7284  Linda Nemeroff  891‐7284  Linda Nemeroff  891‐7284 

Page 3 of 9 

5F.  Consider approving Board of Directors minutes of November 27, 2012  Linda Nemeroff  891‐7284  (special meeting).    Jim Pachan  5G.  Consider  receiving  Accessibility  Advisory  Committee  minutes  of  891‐7215  September 11, 2012 and October 9, 2012 (Report 12‐244).      5H.  Consider  receiving  Retirement  Board  minutes  of  October  9,  2012  Hugo Wildmann  891‐4889  (Report 12‐246).        6.  REGULAR CALENDAR    Jim Pachan  6A.  Consider  receiving  update  on  the  implementation  of  suggestions  891‐7215  provided  by  the  Accessibility  Advisory  Committee  regarding  the  prototype bus (Report 12‐311).      Jim Pachan  6B.  Consider authorizing the issuance of a Request for Proposals to procure  891‐7215  up  to  twenty‐seven  (27)  60‐foot  diesel  hybrid  rapid  transit  buses  (Report 12‐299).     Jim Pachan  6C.  Consider  authorizing  the  General  Manager  to  negotiate  and  execute  891‐7215  documents related to a piggyback arrangement for the procurement of  up  to  sixty‐eight  (68)  40‐foot  Gillig  transit  buses  for  delivery  in  2014  (Report 12‐318).    6D.  Consider  authorizing  the  recruitment  of  two  public  member  positions  Linda Nemeroff  891‐7284  and  one  non‐ATU  position  to  the  AC  Transit  Retirement  Board  and  determine whether to limit applications to a specific geographical area  (Report 12‐276).      6E.  Consider  cancellation  of  the  Board  Retreat  scheduled  for  January  30,  Linda Nemeroff  891‐7284  2013. (verbal)        The Board of Directors may reconvene in Closed Session prior to the  start of the Standing Committee meetings.      RECESS TO STANDING COMMITTEES (as the Committee of the Whole)  Speakers will be invited to address a Committee at the time an item on the agenda is being considered or under  Public Comment for items not on the agenda.  Immediately following the Standing Committee Meetings, the Board  meeting will reconvene at which time the Board may take action on any of the following Committee agenda items.       

ALL COMMITTEES ARE ADVISORY ONLY.             

  Alameda‐Contra Costa Transit District   

December 12, 2012

Page 4 of 9 

Staff Contact or  Presenter(s) 

A. 

PLANNING COMMITTEE – H. E. Christian Peeples, Chairperson  Held immediately following the Board Meeting recess. 

 

Public Comment (for items not on the agenda) 

 

 

Briefing/Action Items: 

 

A‐1.  Consider  recommending  receipt  of  report  regarding  the  preliminary  Draft Central and South County Service Restructuring Plan (Report 12‐ 306).     A‐2.  Consider  recommending  receipt  of  the  Existing  Conditions  Report  for  the  Inner  East  Bay  Comprehensive  Operations  Analysis  (Report  12‐ 291a).     A‐3.  Consider  recommending  receipt  of  the  quarterly  report  on  the  District’s involvement in external planning processes (Report 12‐249).     A‐4.  Consider  recommending  receipt  of  the  quarterly  report  on  the  Transbay Transit Center Project (Report 12‐248).      

Jim Pachan  891‐7215 

Jim Pachan  891‐7215 

Dennis Butler  891‐4798  Jim Pachan  891‐7215 

  Staff Contact or  Presenter(s) 

B. 

OPERATIONS COMMITTEE – Joel Young, Chairperson  Held immediately following the Planning Committee meeting. 

   

 

 

Public Comment (for items not on the agenda) 

 

 

Briefing/Action Items: 

 

B‐1.  Consider  recommending  approval  to  award  a  contract  to  McKim  Design Group of San Jose, California, for the design of the District‐wide  Elevator Modernization Project (Report 12‐310).     B‐2.  Consider  recommending  that  the  Purchasing  Department  be  authorized  to  issue  a  solicitation  for  real‐time  bus  arrival  information  system providers (Report 12‐309).      B‐3.  Consider  recommending  that  the  Purchasing  Department  be  authorized  to  issue  a  solicitation  for  PeopleSoft  hosting  providers  (Report 12‐295).    B‐4.  Consider  recommending  that  the  Purchasing  Department  be  authorized  to  issue  a  solicitation  for  PeopleSoft  support  services  (Report 12‐308).      B‐5.  Consider recommending receipt of a report on operator unavailability  [Requested by Director Harper – 9/5/12] (Report 12‐287).         Alameda‐Contra Costa Transit District   

December 12, 2012

Dennis Butler  891‐4798 

Dennis Butler  891‐4798 

Tom O’Neill  891‐7278 

Tom O’Neill  891‐7278 

Jim Pachan  891‐7215 

Page 5 of 9 

Jim Pachan  891‐7215 

B‐6.  Consider  recommending  approval  to  release  a  Request  for  Proposals  for  the  East  Bay  Paratransit  Consortium  (EBPC)  Broker  and  Provider  Services  for  Americans  with  Disabilities  Act  (ADA)  mandated  services  (Report 12‐304).      B‐7.  Consider  recommending  receipt  of  a  report  on  SB  863  –  Workers’  Compensation Reform (Report 12‐265).    

Kurt De Stigter  891‐4791 

Staff Contact or  Presenter(s) 

C. 

EXTERNAL AFFAIRS COMMITTEE – Joe Wallace, Chairperson  Held immediately following the Operations Committee meeting. 

 

Public Comment (for items not on the agenda) 

 

Briefing/Action Items: 

 

 

Dennis Butler  891‐4798 

C‐1.  Consider  recommending  approval  of  the  District’s  Federal  and  State  Legislative Advocacy Programs for 2013 (Report 12‐253).     C‐2.  Consider  recommending  receipt  of  the  monthly  legislative  report  (Report 12‐300).     

Dennis Butler  891‐4798 

Staff Contact or  Presenter(s) 

D. 

FINANCE AND AUDIT COMMITTEE – Greg Harper, Chairperson  Held immediately following the External Affairs Committee meeting. 

 

 

 

Public Comment (for items not on the agenda) 

 

   

Consent Items:    D‐1.  Consider recommending receipt of the monthly report on investments  for the month of October, 2012 (Report 12‐283).     D‐2.  Consider recommending approval to dispose of buses and equipment  via  sale  or  by  means  most  advantageous  to  the  District  (Report  12‐ 284).       

Briefing/Action Items: 

Lewis Clinton  891‐4752  Jim Pachan  891‐7215 

 

D‐3.  Consider recommending receipt of report from the District Parcel Tax  Fiscal  Oversight  Committee  on  the  FY  2011‐12  Measure  VV  Tax  Proceeds for the Year Ended June 30, 2012 (Report 12‐285).     D‐4.  Consider  recommending  receipt  of  the  Disadvantaged  Business  Enterprise (DBE) Semi‐Annual Payment Report for the period of April 1,  2012 through September 30, 2012 (Report 12‐258).                Alameda‐Contra Costa Transit District   

 

December 12, 2012

Lewis Clinton  891‐4752 

Phillip McCants  891‐8815   

Page 6 of 9 

 

RECONVENE BOARD OF DIRECTORS MEETING ‐ Elsa Ortiz, President   

  7.   

  REPORTS OF STANDING COMMITTEES  The District Secretary will report on the recommendations made by the Committees,  including  those  items  referred  to  the  Consent  Calendar  Addenda.    If  discussion  or  comment is desired, any person may request that an item be considered individually. 

Staff Contact or   Presenter(s)    Linda Nemeroff  891‐7284   

    A.  PLANNING COMMITTEE:  Jim Pachan  A‐1.  Consider  receiving  report  regarding  the  preliminary  Draft  Central  and  891‐7215  South County Service Restructuring Plan (Report 12‐306).   Jim Pachan  A‐2.  Consider receiving the Existing Conditions Report for the Inner East Bay  891‐7215  Comprehensive Operations Analysis (Report 12‐291a).   Dennis Butler  A‐3.  Consider receiving the quarterly report on the District’s involvement in  891‐4798  external planning processes (Report 12‐249).   Jim Pachan  A‐4.  Consider receiving the quarterly report on the Transbay Transit Center  891‐7215  Project (Report 12‐248).       B.  OPERATIONS COMMITTEE:  Dennis Butler  B‐1.  Consider  approving  contract  award  to  McKim  Design  Group  of  San  891‐4798  Jose,  California,  for  the  design  of  the  District‐wide  Elevator  Modernization Project (Report 12‐310).   Dennis Butler  B‐2.  Consider authorizing the Purchasing Department to issue a solicitation  891‐4798  for real‐time bus arrival information system providers (Report 12‐309).   Tom O’Neill  B‐3.  Consider authorizing the Purchasing Department to issue a solicitation  891‐7278  for PeopleSoft hosting providers (Report 12‐295).  Tom O’Neill  B‐4.  Consider authorizing the Purchasing Department to issue a solicitation  891‐7278  for PeopleSoft support services (Report 12‐308).    Jim Pachan  B‐5.  Consider  receiving  report  on  operator  unavailability  [Requested  by  891‐7215  Director Harper – 9/5/12] (Report 12‐287).   Jim Pachan  B‐6.  Consider approving the release of a Request for Proposals for the East  891‐7215  Bay  Paratransit  Consortium  (EBPC)  Broker  and  Provider  Services  for  Americans  with  Disabilities  Act  (ADA)  mandated  services  (Report  12‐ 304).    B‐7.  Consider  receiving  a  report  on  SB  863  –  Workers’  Compensation  Kurt De Stigter  891‐4791  Reform (Report 12‐265).       C.  EXTERNAL AFFAIRS COMMITTEE:  Dennis Butler  C‐1.  Consider  approving  the  District’s  Federal  and  State  Legislative  891‐4798  Advocacy Programs for 2013 (Report 12‐253).   Dennis Butler  C‐2.  Consider receiving the monthly legislative report (Report 12‐300).    891‐4798      D.  FINANCE AND AUDIT COMMITTEE:  Lewis Clinton  D‐1.  Consider receiving the monthly report on investments for the month of  891‐4752  October, 2012 (Report 12‐283).   Jim Pachan  D‐2.  Consider approving the disposal of buses and equipment via sale or by  891‐7215  means most advantageous to the District (Report 12‐284).      Alameda‐Contra Costa Transit District   

December 12, 2012

Page 7 of 9 

Lewis Clinton  D‐3.  Consider receiving report from the District Parcel Tax Fiscal Oversight  891‐4752  Committee on the FY 2011‐12 Measure VV Tax Proceeds for the Year  Ended June 30, 2012 (Report 12‐285).   Phillip McCants  D‐4.  Consider receiving the Disadvantaged Business Enterprise (DBE) Semi‐ 891‐8815  Annual  Payment  Report  for  the  period  of  April  1,  2012  through  September 30, 2012 (Report 12‐258).        8.  CONSENT CALENDAR ADDENDA  The Board is requested to authorize as recommended from the committee meetings  above.   

9. 

10. 

11. 

12. 

Consider  receiving  report  regarding  the  actuarial  impact  upon  future  annual  costs  of  proposed  Amendment  12‐A‐17  to  the  AC  Transit  Employees’  Retirement  Plan;  direct  the  District  Secretary  to  provide  public  access  to  its  contents  for  a  period  of  at  least  two  weeks  from  December 13, 2012 through January 2, 2013 in order for the comments  to be considered at the January 9, 2013 Board of Directors meeting, at  the earliest (Report 12‐314).    Consider  authorizing  the  issuance  of  a  Request  for  Proposals  for  executive search services associated with the recruitment of a General  Counsel; approve the evaluation criteria for scoring the proposals; and  approve  the  necessary  budgetary  adjustments  to  the  Board  of  Directors’ FY 2012‐13 budget (Report 12‐315).    Announcement of appointments to the Nominating Committee for the  selection of President and Vice President for 2013. (verbal)    CLOSED SESSION/REPORT OUT  The items for consideration are listed below and will be reported on by the General  Counsel as necessary at the end of the meeting. 

  12A.  Conference with Legal Counsel – Existing Litigation 

Kenneth Scheidig  891‐7178  Tom Prescott  891‐7221   

Linda Nemeroff  891‐7284 

President Ortiz 

Kenneth Scheidig  891‐7178 

 

(Government Code Section 54956.9 (a))    

  

Lather v. AC Transit, Claim No. 10‐2740, ACSC Case No. RG12646916  Watermon v. AC Transit, Claim No. 11‐2145, ACSC Case No. RG12629859  City of El Cerrito, et al. v. Robert R. Campbell, et al., Case No. 34‐2012‐80001200,  Sacramento Superior Court 

 

Quarterly Litigation Report   Harbor v. AC Transit, ACSC No. RG10‐513436;    Jones v. AC Transit, ACSC No. RG12‐620431;    Silveira, et al. v. AC Transit, ACSC No. RG12‐625090;    Edwin v. AC Transit, ACSC No. RG12‐637734;    Gilmer, et al. v. AC Transit, U.S. Dist. Ct. (No.Cal.Dist.), No. C08‐05186 CW;    Forest  Ambulatory  Surgical  Associates,  L.P.,  et  al.  v.  United  Healthcare  Insurance  UnitedHealth Group, Inc., et al., U.S. Dist. Ct. (No.Cal.Dist.), No. C10‐04911 EJD;    Sims v. AC Transit, ACSC No. RG12‐638116;    Galarza v. AC Transit, ACSC No. RG12‐633141;    J. Lee v. AC Transit, ACSC No. RG12‐647237;    S. Williams v. AC Transit, ACSC No. RG12‐641047; and    Claims of Woldemariam (11‐3563), Granados (11‐3871), and Pitre (10‐1768).    Alameda‐Contra Costa Transit District   

December 12, 2012

Page 8 of 9 

 

12B.  Conference with Legal Counsel – Potential Litigation  (Government Code Section 54956.9(b)) (Four Cases) 

  12C.  Conference with Labor Negotiators  

 

(Government Code Section 54957.6):   Agency Designated Representative: David J. Armijo, General Manager  Employee  Organizations:  ATU  Local  192,  AFSCME,  Local  3916;  IBEW,  Local  1245,  Unrepresented Employees 

  12D.  Public Employee Appointment  

 

(Government Code Section 54957(b)(1)  Title:  General Counsel 

  12E.  Public Employee Performance Evaluation  

 

(Government Code Section 54957)  Title:  General Manager, Interim General Counsel, District Secretary 

13.  14.  15.  16. 

  AGENDA PLANNING     GENERAL MANAGER’S REPORT    BOARD/STAFF COMMENTS   (Government Code Section 54954.2) 

  David J. Armijo  891‐4753   

ADJOURNMENT  Next Meeting:  January 9, 2013, at 5:00 p.m. 

  Alameda‐Contra Costa Transit District   

December 12, 2012

 

Page 9 of 9