2013

Team Pegasus  

                                                                                    November 10, 2013  notes by Airen/Panhandle   

Team Pegasus Statement of Purpose   

Team Pegasus is Camp Ten Trees youth coming together, with adult guidance and advice, to develop leadership that  allows them to engage powerfully in the organization and its community, as well as in the summer camp sessions.   

Who attended this Team Pegasus gathering?    Name  Fred M.  Cori Jaeger  Airen Lydick 

PGP (preferred gender pronouns)  he/him  she/her  he/him/Nebraska 

Role  youth participant  adult ally – Camp Ten Trees staff  adult ally – Camp Ten Trees staff 

Contact Info  [email protected]  [email protected]  [email protected] 

 

What was the focus of this Team Pegasus gathering?    There were two things planned for this gathering:    (1) Team Pegasus would have a chance to look over the drafts of the 2014 Camper‐to‐Cabin‐Counselor form and the 2014  Parent‐to‐Cabin‐Counselor form and to offer feedback and editing suggestions on those and   (2) Team Pegasus would make plans for the coming year, mapping out across the November 2013 – September 2014 time  period all those things they had brainstormed at the October 2013 Team Pegasus gathering.    Sophie A. sent some feedback about the forms to this November gathering.  Fred M. was the only Team Pegasus member  actually able to attend.  So, Fred, Cori, and Airen focused most of their discussion on feedback on the drafts of the forms  mentioned above.    (1) Feedback on the Camper‐to‐Cabin‐Counselor and Parent‐to‐Cabin‐Counselor forms for 2014   Camper‐to‐Cabin‐Counselor form:  a. Cori said that the following question from the form doesn’t usually bring in much useful information:  “At camp  you’ll help choose some of the activities you’ll do with your cabin.  What activities, discussions, games, or  experiences would you most like to have at camp?”  A suggestion was to replace this question with something  like “What do you hope to get out of Camp Ten Trees summer camp?” so that campers might respond more  thoroughly about their hopes, interests, etc.    b. The following question should be edited:  “What accommodations or needs to you have to feel safe and  included at camp this summer?”  A suggestion was to change it slightly so that campers understand that we’re  asking them to share their accommodations as well as preferences with the knowledge that we’ll do our best  to meet those preferences.  Something like this might work:  “What accommodations would you prefer in order  to feel safe and included at camp this summer?”  c. The following question should be edited:  “What are your favorite hobbies, school subjects, or outside  activities?”  It’s just not clear if “outside” is intended to mean “other” (as in non‐school) activities or intended  to mean “outdoor” activities.  That should be clarified.  d. Overall, it would be great if this form could be distributed to campers closer in time to the camp sessions since  the answers to these questions might change for campers over time.  For a camper who sends this form back  with their Camper Confirmation Packet materials early in the year (say in January), the answers given might  end up being way outdated by August.  Parent‐to‐Cabin‐Counselor form:  a. The following question should maybe be edited:  “When your child has a bad day, what is the best way to assist  him/her/zir?”  In order to encourage a parent to speak from their observations, rather than from their child’s  experience, how about something like this:  “In your experience, when your child has had a bad day, what has  been successful for you in assisting him/her/zir?  What hasn’t been successful for you in assisting him/her/zir?”  b. It could be good for this form to have an introductory sentence encouraging parents to talk with their campers  about these questions before completing the form, so that they know they’re sharing accurate information.         

Team Pegasus  

                                                                                    November 10, 2013  notes by Airen/Panhandle   

Overall Feedback on the Camper Confirmation Packet  After talking specifically about the two forms listed above, we had a good discussion about the schedule for  camper registration and for the camper confirmation packet.  There were a few central themes to our discussion:  a.   We want campers and their parents/guardians to return all the camper confirmation packet   materials in time for the information they share to be useful in planning camp sessions in a  youth‐centered way.  b.  We want the information campers share via the camper confirmation packet materials to be  relevant and not outdated.  c.   We want to being registration earlier than we have in the past so that we have some knowledge  of who’s coming in terms of campers before we begin the process of interviewing and selecting  the summer camp volunteers.  d.  We want the deadlines for camper registration and for submission of camper confirmation packet  materials to be clear, memorable, and easily accessible so that campers and parents forget them  less and don’t get confused about them.  e.  We want to be sure campers and their parents can easily access the informational part of the  camper confirmation packet materials (like the instructions for check‐in/check‐out and the packing    list) easily, even after they’ve already submitted the forms that are part of the camper confirmation    packet materials (like the activity selection sheet and camper‐to‐cabin‐counselor form)  f.  We should move the camper registration deadline to earlier since we’ve been filling up earlier every    year (last year in early June) and so it doesn’t make sense to keep a mid‐July deadline since we know    we’ll be full long before then…even more so this year since we’ll be beginning registration earlier.         So, after talking for quite awhile about all these factors and more, we came to the following idea for timelines and  deadlines for camper registration and submission of camper confirmation packet materials:    Mid November:  Camper Registration Opens    As campers register, they are supplied with a Registration Acknowledgement Packet.       

This packet includes all the informational sheets that were formerly in confirmation packet  materials (things such as check‐in/check‐out information and the packing list).  A link to this  Registration Acknowledgment Packet will also be on our website for reference at any time. 

May 1st:   

Camper Registration Deadline 

   

May 1st:         

May 12th:                   

   

Last year, we opened registration January 1st and were full in early June, just over five months later.  This year, we’ll open registration in late November and close it on May 1st, about five and  a half months later.  We’ll really get the word out (especially to returners, who are used to a  later registration launch and a later deadline) that both registration launch and registration  deadline are earlier this year.  This earlier timeline will help us in knowing our camper  population fully when the majority of summer camp volunteers are being selected for their  roles, so they’ll be able to get going on their preparations right away. 

Camper Confirmation Packet Link Sent Out  On the day that camper registration closes, we’ll send out the link to the Camper Confirmation  Packet.  This packet will now only include forms, i.e. things that need to be completed and sent  back to us.  It will not longer include any informational sheets, since those were already  covered in the Registration Acknowledgement Packet. 

Camper Confirmation Packet Deadline 

 

 

By May 12th, parents and campers will have had two full weekends since receiving the link to  the Camper Confirmation Packet.  That should be plenty of time to complete it.  Hopefully,   giving every single family the same deadline (May 12th) ‐‐rather than some sort of rolling   deadline (like two weeks after you get the link) in combination with an absolute final deadline‐‐   will increase clarity and on‐time submissions.  With these materials received by May 12th,   summer camp volunteers such as the Coordinator of Core Activities should have the time they   need to organize great programming for campers, and that programming should be more in   tune with the current interests of campers since they’re completing these forms just three     months prior to camp sessions, rather than six months or more prior to camp sessions.  

Team Pegasus  

                                                                                    November 10, 2013  notes by Airen/Panhandle   

(2)

Mapping out Team Pegasus Skills‐Building and Impact – November 2013 through September 2014  At the October 2013 Team Pegasus gathering, we came up with a list of areas in which Team Pegasus wanted to  build skills this coming year, as well as areas in which Team Pegasus wanted to have involvement/impact on the  organization.  Cori and Airen have checked out their work schedules so that they could give Team Pegasus a clear  idea of how Cori and Airen could space out their time supporting the efforts of Team Pegasus between now and  September of next year.  So, based on what Team Pegasus wants to do this year, when during the year it makes  sense to do those things, and the schedules of Cori and Airen, here’s a suggestion for our schedule: 

2013 NOV 1st half  2013 NOV 2nd half 

2013 DEC 1st half 

2013 DEC 2nd half 

2014 JAN 1st half 

2014 JAN 2nd half  2014 FEB 1st half 

2014 FEB 2nd half  2014 MAR 1st half 

Sunday, November 10th Team Pegasus gathering  ‐‐ give feedback on Camper‐to‐Cabin‐Counselor form and Parent‐to‐Cabin‐Counselor form  ‐‐ plan Team Pegasus calendar for the year  Sunday, November 17th Camp Ten Trees Skate Party!  ‐‐ great opportunity to hang out with other campers and to invite them to join Team Pegasus  Throughout 2nd Half of November  ‐‐ Please visit the surveymonkey link created by Airen to give your feedback on how you’d best like to build  new skills this coming year.  The survey lists all the areas we brainstormed and offers you the chance to talk  about what method you’d like to use to develop skills in that area.  Check it out by the end of November!  Sunday, December 8th Team Pegasus gathering  ‐‐ Check out the results of the surveymonkey and solidify the methods we’ll be using to learn/build skills in  different areas throughout the coming year.  ‐‐ Today’s Skills Building:  Learn How to Lead a Summer Camp Session Activity!  Throughout 2nd  Half of December  ‐‐ Outside Project Opportunity:  Any Team Pegasus youth interested in planning programming for the 2014  summer camp sessions?  If so, this is the time to connect with Cori.  She’ll be working with a small group of  people (some past summer camp volunteers and others who are interested) on this task!  January 12th Team Pegasus gathering  ‐‐ Today’s Skills Building:  Connecting & Collaborating!  There’s lots to explore in this realm.  We could focus on:  (a) having a representative exchange with the  board, (b) understanding the different board committees and how to get involved with them, (c) discussing  outreach table opportunities and how to find them and be a part of them, (d) any other groups we think  Team Pegasus should connect and maybe collaborate with, and (e) participating in the auction workgroup.  Throughout the 2nd Half of January  ‐‐ Prep for the February retreat!  February 7th‐8th Team Pegasus Overnight Retreat   ‐‐ This Weekend’s Skills Building:  Connecting & Collaborating, Organizing & Planning, Facilitation,  Understanding What Exists, Interviewing & Being Interviewed, Cooking a Camp Sessions Meal, and  Supporting All‐Camp Planning    What can we do with a weekend?  Here are some ways we might build skills around the things listed above:  (a) make outreach materials (laminate photos, fold flyers, create posters, etc.) for use at outreach tables;  (b) explore some of the community organizing skills we need for Team Pegasus (planning snacks, taking  notes at gatherings, reminding each other and other youth to join monthly gatherings, etc.),   (c) sign‐up for doing these community organizing type tasks for the coming months of Team Pegasus,   (d) facilitation training,  (e) sign‐up for facilitating for the coming months of Team Pegasus,   (f) engage with the history of Camp Ten Trees as an organization through an interactive timeline activity  (g) explore the current Camp Ten Trees organizational structure and how it came to be  (h) explore some skills of interviewing /being interviewed   (i) cook a camp sessions menu dish or even entire meal  (k) learn more about the all‐camp planning with do in cabin groups on the field during camp sessions –  what’s it like for campers, what’s it like for volunteers, and are there ways we can improve the experience?  Throughout 2nd  Half of February  ‐‐ Outside Project Opportunity:  Any Team Pegasus youth interested in being part of the auction  workgroup?  If so, this is the time to connect with Airen to get more involved!  March 9th Team Pegasus gathering  Today’s Skills Building:  All‐Camp Planning and Interviewing  Building upon the work of the retreat, we’ll work more on how Team Pegasus members can serve as youth  ambassadors/leaders in the all‐camp planning process and during summer camp volunteer interviews. 

Team Pegasus  

                                                                                    November 10, 2013  notes by Airen/Panhandle   

2014 MAR 2nd half 

2014 APR 1st half  2014 APR 2nd half 

2014 MAY 1st half 

2014 MAY 2nd half  2014 JUN 1st half  2014 JUN 2nd half  2014 JUL 1st half 

2014 JUL 2nd half  2014 AUG 1st half  2014 AUG 2nd half  2014 SEP 1st half 

2014 SEP 2nd half 

 

Throughout 2nd  Half of March  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Participation in summer camp programming planning workgroup  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Participation in auction workgroup  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Work with Cori on summer camp volunteer interviewing.  April 13th Team Pegasus gathering  Today’s Skills Building:  What thinking/planning goes into planning a two week summer camp schedule?  There’s tons to explore here!  Throughout 2nd  Half of April  ‐‐ Special Outside Project Opportunity:  Volunteer the night of the auction, April 19th!  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Participation in summer camp programming planning workgroup  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Participation in auction workgroup  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Work with Cori on summer camp volunteer interviewing.  May 18th Team Pegasus gathering  Today’s Skills Building:  Organizing/Planning:  How’s our Team Pegasus calendar for the year going?  Do we need to make any adjustments?  Are we building skills useful in making a youth impact on the  organization, its community, and the summer camp sessions?  Today’s Skills Building:  Connecting & Collaborating  Let’s make plans for our participation in summer’s pride‐related outreach and visibility? Want to walk in the  Seattle pride parade?  Want to talk with people at summer outreach tables at pride festivals and events?  Throughout 2nd  Half of May  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Wrap up any remaining work in the auction workgroup  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Be a part of summer outreach opportunities.  June 8th Team Pegasus gathering  Today’s Skills Building:  Connecting & Collaborating  Let’s finalize plans and preparations for participation in Seattle’s pride‐related festivities at the end of June!  Throughout 2nd  Half of June  ‐‐ Special Outside Project Opportunity:  Participate in Seattle’s pride related festivities.  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Be a part of summer outreach opportunities.  July 13th Team Pegasus gathering  Today’s Skills Building:  Exploring Volunteer Roles and All‐Camp Planning and Connecting & Collaborating  ‐‐ Does Team Pegasus want to serve as youth ambassadors and facilitators of youth space during the  camper check‐in days?  What might that look like?  (Should we invite some of the adult volunteers who’ll  be supporting the camper‐only room at check‐in to join us for this work at the July 13th meeting?)  ‐‐ Let’s have a refresher on the work we did to impact all‐camp planning?  How are we going to be a part of  that during camp sessions?  What are our strategies for improving campers’ experience of it?  ‐‐ Should Team Pegasus lead a Choice activity at each camp session, so that we can tell other campers  about Team Pegasus and how they can be a part  of it?  Throughout 2nd  Half of July  ‐‐ Ongoing Outside Project Opportunity:  Be a part of summer outreach opportunities.  Leading Up To Camp Sessions  ‐‐ Special Outside Project Opportunity:  Be a welcoming voice to campers on the CTT Chat!  At Camp Sessions  ‐‐ Special Outside Project Opportunity:  Do everything we planned:  all‐camp planning support, choice  activities, and whatever else we came up with!  September 14th Team Pegasus gathering  Today’s Skills Building:  Organizing/Planning and Connecting & Collaborating  ‐‐ Review our Team Pegasus year  ‐‐ Possibly plan to report on our year at the Camp Ten Trees Annual Meeting (just like Cori reports on the  summer camp sessions and  Airen reports on overall organization stuff, fundraising, and finances)  ‐‐ Begin planning a fall event to reunite the summer camp community and kick off registration for 2015!  Throughout 2nd  Half of September  ‐‐ Special Outside Project Opportunity:  Continue planning the fall event! 

 

Remember, share your input as to which formats (workshops, activities, discussions, whatever) you’d like to use   as we build skills in these different areas – Do this via the surveymonkey link!  At our next gathering, we’ll talk more   about the schedule for the year and solidify which formats we’ll use for which skills‐building. 

Next Team Pegasus gathering:  Sunday, December 8th, 2013, 2 p.m.