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¡REUNION COMITÉ DE ARCHIVO
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Código: Fecha:12/07/2012 Versión: 001 Página 1 de 4
A C T A N U M E R O : 001 FECHA DE
ENERO 19 DE 2015
REUNIÓN: HORA INICIO:
8:30 A M
HORA
9:30 A M
TERMINACIÓN: PARTICIPANTES:
Julieta López Perilla Luz Elena Osorno Arias Adriana Lucia Cardona Valencia Carlos Andrés Arroyave Miryam Rangel Henao Silvia Hoyos Rodríguez Jorge Iván Murillo Gálvez Luz Marina Al faro Góngora
DEPENDENCIA
Archivo Centra!
RESPONSABLE: LUGAR:
Personería Municipal
PROPÓSITO:
- Presentar propuesta de modificación y actualización TRD despacho y personería auxiliar serie Contratos - Aprobar propuesta de eliminación documental deí Despacho y División Pena!
MÉTODO:
MLOOlgo:
REUNION COMITÉ D£ ARCHIVO
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i Fecha: 12/07/2012 | Versión: 001 Página 2 de 4
O R D E N D E L DIA: 1. Verificación de asistencia 2. Lectura del orden di?. 3. Propuesta de Modificación y Actualización del las T:R:D:, serie Contratos de Apoyo A la gestión y Servicios profesionales 4. Designar funcionarios que conformaran el Comité de Archivo de La Div. Vigilancia Administrativa y Judicial y del Centro de Conciliación 5. Aprobar o improbar la propuesta de eliminación Documenta! del despacho, y división Pena! DESARROLLO 1. Confirmación de asistencia: Se verifico ía asistencia de los integrantes del comité (asistieron 8 en total) 2. Se dio lectura y se aprobó ei orden del día 3. El tema principal de la reunión, es el de buscar una solución acertada para definir | | en qué oficina se debe ubicar la serie "Contratos'' de servicios profesionales y de apoyo ; j a ¡a gestión y como debe archivarse según !os tipos documentales que Sos conforman ; Luz Elena inicia la reunión y propone que la serie contratos de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se archiven únicamente en !a Personería Auxiliar a partir de la fecha que se busque una solución apropiada para tal fin.
2012), !
Jorge Iván explica que ers ia primera versión de elaboración dei las Tabias. (año | se tuvo en cuenta la hoja de vida y anexos además de los documentos soporte del contrato en una sola carpeta. Más adelante en ia versión 2. Modificación de las TRD año i 2015, se abrieron 2 carpetas separadas, una con las hojas de vida de los contratistas, ia i ¡ cual debía reposar en la Personería Auxiliar y la otra con ¡os documentos soporte de! | i contrato que debía reposar en e! despacho, concretamente en ¡a oficina jurídica. | La propuesta es actualizar o modificar nuevamente las tabias de retención de! despacho, j I suprimiendo la serie Contratos, y ubicarla nuevamente en la P.A, que es la oficina que i ¡ por competencia le corresponde, además incluir en esta misma dependencia, una sene : nueva denominada, "SEGUIMIENTO A L SISTEMA DE I N F O R M A C I O N Y G E S T I O N DEL ! EMPLEO PUBLICO" P a a de esta forma, poder clasificar ios expedientes que contienen i los documentos de las hojas de vida, como declaración de bienes y rentas, y demás ¡ : soportes que deban ser publicados por ios contratistas en e! SIGEP. Jorge Iván agrega que el tiempo de retención de esta serie en el archivo de gestión, j > seria dos años y su disposición final sería la eliminación. Continua diciendo que dicha I actualización está basada en la normativa: que se anexa ai fina!. ¡
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Luz hiena pregunta cómo se hace después, para-!- verificar la hoja de vida de! sigep, si el contratista puede cambiarla? El comité propone que para verificarla se tome m ¡
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Código: Fecha:12/07/2012 Versión: 001 Página 3 de 4
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pantailazo, agregando Jorge Iván, q u e si esto llegare a suceder, sería falsedad en documento. Carlos Andrés comenta que esa hoja el sigep, no da para verificar los documentos anexos. Julieta: Agrega que ese proceso se puede seguir avanzando, y se puede corregir Adriana Lucia: Manifiesta: que esa información va quedando grabada en el sistema, si se presenta algún problema, se pueden imprimir las evidencias a través de pantallazos y además consultar cómo se puede imprimir la evidencia física o pantaliazo, para verificar los anexos. Carlos Andrés finaliza diciendo, q u e en estos momentos no se pueden enviar los Contratos de 2015 a ia Personería Auxiliar, hasta que pase la auditoria, porque es é! quien suministra la información al ente auditor, y m á s adelante serán remitidos a la personería auxiliar con acta de inventario. 4. Designar al funcionario de la División de Vigilancia Administrativa y Judicial y Centro de Conciliación, que estará conformando el Comité de Archivo. Para designar el funcionario se tuvo en cuenta el artículo 2 , de la resolución No 155 le 2012 por la cual "Por la cual se actualiza y reglamenta el Comité de Archivo de la Personería Municipal de Armenia", que en uno d e sus apartes dice "El Comité de archivo estará conformado por el profesional universitario de la dependencia productora de los documentos que se evaluaran" P o r t a l virtud, y teniendo e n cuenta que actualmente en la división vigilancia administrativa y Judicial, no existe el profesional universitario que pueda desempeñar la representación ante el Comité, se designó a la Dra. A n a Catalina Cardona Cardona profesional de! derecho, la cual ostenta e! cargo d e técnico en esta división, para que asista a las reuniones del Comité en representación d e la mencionada oficina. Sobre el particular del Centro d e Conciliación la Dra. Luz Eiena aclara que una v e z termine su encargo como personera auxiliar, vuelve a asistir como miembro de! comité para representar el Centro de Conciliación. o
5. La funcionaría encargada del archivo central, presenta ante el comité propuesta de eliminación documental de! despacho, y división penal, para lo cual lee el listado de las series que d e cada dependencia fueron seleccionadas previamente para ser eliminadí s, y de las cuales se ievantó un acta firmada por el productor documental responsable de cada oficina y la funcionaría del archivo central, (se anexa actas de eliminación y listado de series) La propuesta de eliminación es aprobada por los miembros del Comité..
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La Reunión se termina a las 9:30 a.m., y se firma por la que en ella intervinieron, luego de leída y aprobada. Aprueban:
